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Compliance Regeln der osensus gmbh

Warum Compliance-Regeln?

Compliance-Regeln sind von entscheidender Bedeutung, um die Seriosität und Integrität unseres Unternehmens sicherzustellen. Sie dienen als Leitfaden und Rahmenwerk für unser Verhalten und unsere Entscheidungen, sowohl intern als auch in unserer Interaktion mit externen Partnern und Geschäftspartnern. Compliance-Regeln helfen uns, rechtliche und ethische Standards einzuhalten und tragen zur Schaffung von Vertrauen bei.

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

  • Durch die Implementierung von Compliance-Regeln stellen wir sicher, dass wir alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien in unserem Geschäftsbereich einhalten. 
  • Dies umfasst beispielsweise Datenschutzbestimmungen, Anti-Korruptionsgesetze, Umweltauflagen und arbeitsrechtliche Bestimmungen. 
  • Indem wir uns an diese Vorgaben halten, minimieren wir das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen und Rufschädigungen für unser Unternehmen.

Verhinderung von Fehlverhalten

  • Compliance-Regeln dienen als Leitfaden für ethisches Verhalten in unserem Unternehmen. Sie legen klar fest, welche Aktivitäten, Praktiken oder Verhaltensweisen unzulässig sind. Dies umfasst beispielsweise Korruption, Betrug, Interessenkonflikte und unlauteren Wettbewerb. 
  • Durch die Einhaltung dieser Regeln schützen wir unsere Reputation und stellen sicher, dass wir im Einklang mit unseren Unternehmenswerten handeln.

Sicherstellung von Transparenz und Verantwortlichkeit

  • Compliance-Regeln legen fest, welche Verantwortlichkeiten und Pflichten unsere Mitarbeiter haben. Sie schaffen klare Prozesse und Richtlinien, um sicherzustellen, dass Entscheidungen transparent getroffen und dokumentiert werden. 
  • Dies trägt dazu bei, dass Verantwortlichkeiten klar zugeordnet werden können und eine angemessene Überwachung und Kontrolle gewährleistet ist.

Schutz vor finanziellen Risiken

  • Die Einhaltung von Compliance-Regeln hilft uns, finanzielle Risiken zu minimieren. Durch die Implementierung angemessener Kontrollen und Verfahren verhindern wir beispielsweise finanzielle Unregelmäßigkeiten, Verluste durch Betrug oder Fehlverhalten im Bereich der Buchhaltung. 
  • Dies stellt die Integrität unserer finanziellen Berichterstattung sicher und trägt zur langfristigen Stabilität unseres Unternehmens bei.

Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit

  • Ein Unternehmen, das Compliance ernst nimmt und Regeln konsequent einhält, gewinnt das Vertrauen seiner Kunden, Geschäftspartner und Investoren. Die Einhaltung von Compliance-Regeln zeigt, dass wir verantwortungsvoll handeln, uns an höchsten Standards orientieren und für unsere Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden können. Dies stärkt unsere Glaubwürdigkeit und macht uns zu einem bevorzugten Geschäftspartner.
  • Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung und Anwendung von Compliance-Regeln in unserem Unternehmen von großer Bedeutung ist. Sie unterstützen uns dabei, die gesetzlichen und ethischen Anforderungen einzuhalten, finanzielle Risiken zu minimieren und das Vertrauen unserer Stakeholder zu gewinnen. 

Unsere Compliance-Regeln

Compliance ist ein integraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur und ein klares Bekenntnis zu Integrität, Verantwortung und nachhaltigem Geschäftserfolg.

Allgemeine Compliance-Richtlinien

  • Zielsetzung des Compliance-Regelwerks: Das vorliegende Compliance-Regelwerk dient dazu, sicherzustellen, dass unsere Organisation in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen und Vorschriften agiert und ethische Standards einhält.
  • Verpflichtung der Organisation zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Unsere Organisation verpflichtet sich, alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards zu beachten und einzuhalten.
  • Ethik und Integrität: Unsere Organisation legt großen Wert auf Ethik und Integrität in allen Geschäftsaktivitäten. Mitarbeiter werden ermutigt, sich an höchste moralische Standards zu halten und ethisch korrekt zu handeln.
  • Vermeidung von Interessenkonflikten: Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, Interessenkonflikte zu erkennen und offenzulegen. Handlungen, die den Interessen der Organisation entgegenstehen, sind zu vermeiden.
  • Gesetze und Vorschriften: Unsere Organisation verpflichtet sich, alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards einzuhalten. Mitarbeiter sind angehalten, sich mit den relevanten Vorschriften vertraut zu machen und danach zu handeln.

Compliance im Umgang mit Geschäftspartnern

  • Sorgfältige Partnerauswahl: Unsere Organisation wählt Geschäftspartner sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass sie seriös und rechtlich konform handeln. Bei der Auswahl werden Kriterien wie Reputation, finanzielle Stabilität und Compliance-Track Record berücksichtigt.
  • Überprüfung der Geschäftspartner: Vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung führen wir angemessene Überprüfungen der rechtlichen und finanziellen Hintergründe unserer Geschäftspartner durch, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Vertragsbeziehungen: Unsere Verträge mit Geschäftspartnern enthalten Bestimmungen, die die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften durch die Geschäftspartner gewährleisten. Verträge werden regelmäßig überprüft und aktualisiert, um auf aktuelle rechtliche Anforderungen zu reagieren.

Anti-Korruptionsrichtlinien

  • Bestechung und Korruption: Unsere Organisation verbietet jegliche Form von Bestechungsgeldern, Schmiergeldern oder anderen unethischen Praktiken. Mitarbeiter dürfen weder direkt noch indirekt Bestechung anbieten, versprechen, annehmen oder verlangen.
  • Geschenke und Vergünstigungen: Mitarbeiter müssen transparent und verantwortungsbewusst handeln, wenn es um Geschenke und Vergünstigungen von Geschäftspartnern geht. Geschenke dürfen niemals den Anschein erwecken, dass sie Einfluss auf geschäftliche Entscheidungen haben könnten.

Geldwäscheprävention

  • Maßnahmen zur Identifizierung und Verhinderung von Geldwäscheaktivitäten: Unsere Organisation hat Mechanismen implementiert, um Geldwäscheaktivitäten zu erkennen und zu verhindern. Verdächtige Transaktionen werden gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften gemeldet.
  • Meldung von verdächtigen Transaktionen an die zuständigen Behörden: Mitarbeiter sind verpflichtet, verdächtige Transaktionen an die dafür vorgesehenen Stellen zu melden, um eine ordnungsgemäße Untersuchung und Berichterstattung sicherzustellen.

Datenschutz und Informationssicherheit

  • Schutz personenbezogener Daten: Unsere Organisation verpflichtet sich, personenbezogene Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen zu schützen. Es werden angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um den unbefugten Zugriff, die Offenlegung oder den Missbrauch von personenbezogenen Informationen zu verhindern.
  • Informationssicherheit: Mitarbeiter sind dazu angehalten, vertrauliche Informationen zu schützen und angemessene Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um Datenlecks zu vermeiden. Dies beinhaltet den sicheren Umgang mit IT-Systemen, Passwörtern, physischen Unterlagen und der Datenübertragung.

Überwachung und Sanktionen

  • Compliance-Überwachung: Unsere Organisation führt regelmäßige Überprüfungen und Audits durch, um die Einhaltung des Compliance-Regelwerks zu überwachen. Dies kann interne Überwachungsmechanismen, Stichprobenprüfungen und externe Prüfungen umfassen.
  • Sanktionen: Verstöße gegen das Compliance-Regelwerk können zu disziplinarischen Maßnahmen führen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Verwarnungen, Schulungen, Suspendierungen oder arbeitsrechtliche Konsequenzen. Schwere Verstöße können auch strafrechtliche Konsequenzen haben.

Berichterstattung und Whistleblowing

  • Meldung von Verstößen: Unsere Organisation stellt eine vertrauliche Meldeplattform bereit, über die Mitarbeiter Bedenken oder Verstöße gegen das Compliance-Regelwerk melden können. Wir garantieren den Schutz der Melder vor Repressalien.
  • Schutz der Whistleblower: Mitarbeiter, die Verstöße melden, werden geschützt und dürfen nicht benachteiligt werden. Wir behandeln alle Meldungen vertraulich und ergreifen angemessene Maßnahmen, um den Schutz der Whistleblower sicherzustellen.

Compliance rules of osensus gmbh

Why Compliance Rules?

Compliance rules are crucial to ensure the integrity and respectability of our company. They serve as a guide and framework for our conduct and decisions, both internally and in our interactions with external partners and business associates. Compliance rules help us adhere to legal and ethical standards and contribute to building trust.

Compliance with laws and regulations

  • By implementing compliance rules, we ensure that we adhere to all relevant laws, regulations and policies in our business. 
  • This includes, for example, data protection regulations, anti-corruption laws, environmental regulations and labor regulations. 
  • By adhering to these requirements, we minimize the risk of litigation, fines, and reputational damage to our company.

Prevention of misconduct

  • Compliance rules serve as a guide for ethical behavior in our company. They clearly define which activities, practices or behaviors are impermissible. This includes, for example, corruption, fraud, conflicts of interest and unfair competition. 
  • By complying with these rules, we protect our reputation and ensure that we act in accordance with our corporate values.

Ensuring transparency and accountability

  • Compliance rules define the responsibilities and duties of our employees. They create clear processes and guidelines to ensure that decisions are made and documented transparently. 
  • This helps to ensure that responsibilities can be clearly assigned and that appropriate monitoring and control is in place.

Protection against financial risks

  • Adherence to compliance rules helps us minimize financial risks. For example, by implementing appropriate controls and procedures, we prevent financial irregularities, losses due to fraud or accounting misconduct. 
  • This ensures the integrity of our financial reporting and contributes to the long-term stability of our company.

Building trust and credibility

  • A company that takes compliance seriously and consistently adheres to rules wins the trust of its customers, business partners and investors. Adherence to compliance rules shows that we act responsibly, are guided by the highest standards and can be held accountable for our actions. This strengthens our credibility and makes us a preferred business partner.
  • In summary, the introduction and application of compliance rules in our company is of great importance. They help us to comply with legal and ethical requirements, minimize financial risks and gain the trust of our stakeholders.

Our compliance rules

Compliance is an integral part of our corporate culture and a clear commitment to integrity, responsibility and sustainable business success.

General Compliance Guidelines

  • Purpose of the Compliance Policy: The purpose of this Compliance Policy is to ensure that our organization operates in compliance with applicable laws and regulations and adheres to ethical standards.
  • Commitment of the Organization to Comply with Laws and Regulations: Our organization is committed to complying with and adhering to all applicable laws, regulations and industry standards.
  • Ethics and Integrity: Our organization places a high value on ethics and integrity in all business activities. Employees are encouraged to adhere to the highest moral standards and act ethically.
  • Avoidance of Conflicts of Interest: All employees are required to identify and disclose conflicts of interest. Actions that conflict with the interests of the organization are to be avoided.
  • Laws and Regulations: Our organization is committed to complying with all applicable laws, regulations and industry standards. Employees are required to familiarize themselves with the relevant regulations and to act accordingly.

Compliance in dealing with business partners

  • Careful partner selection: Our organization carefully selects business partners to ensure that they act in a reputable and legally compliant manner. The selection process takes into account criteria such as reputation, financial stability and compliance track record.
  • Business partner screening: Before entering into a business relationship, we conduct appropriate legal and financial background checks on our business partners to ensure that they comply with legal requirements.
  • Contractual relationships: Our contracts with business partners include provisions that ensure business partner compliance with laws and regulations. Contracts are regularly reviewed and updated to respond to current legal requirements.

Anti-corruption policies

  • Bribery and Corruption: Our organization prohibits any form of bribe, kickback or other unethical practice. Employees may not directly or indirectly offer, promise, accept or solicit a bribe.
  • Gifts and favors: Employees must act transparently and responsibly when it comes to gifts and favors from business partners. Gifts must never appear to influence business decisions.

Money Laundering Prevention

  • Measures to identify and prevent money laundering activities: Our organization has implemented mechanisms to identify and prevent money laundering activities. Suspicious transactions are reported in accordance with applicable laws and regulations.
  • Reporting suspicious transactions to the relevant authorities: Employees are required to report suspicious transactions to designated authorities to ensure proper investigation and reporting.

Data privacy and information security

  • Personal Data Protection: Our organization is committed to protecting personal data in accordance with applicable data protection laws.Appropriate security measures are taken to prevent unauthorized access, disclosure or misuse of personal information.
  • Information security: Employees are required to protect confidential information and take appropriate security precautions to prevent data leaks. This includes secure handling of IT systems, passwords, physical records and data transmission.

Monitoring and sanctions

  • Compliance monitoring: our organization conducts regular reviews and audits to monitor adherence to the compliance framework. This may include internal monitoring mechanisms, random audits, and external audits.
  • Sanctions: Violations of the Compliance Rulebook may result in disciplinary action, including but not limited to warnings, training, suspensions or employment consequences.Serious violations may also result in criminal penalties.

Reporting and Whistleblowing

  • Reporting Violations:Our organization provides a confidential reporting platform through which employees can report concerns or violations of the compliance framework. We guarantee the protection of whistleblowers from reprisals.
  • Whistleblower protection: Employees who report violations are protected and must not be disadvantaged.We treat all reports confidentially and take appropriate measures to ensure the protection of whistleblowers.

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